Dialogen versus procedures

De complexe samenwerking die nodig is voor het opstellen van een rooster kan niet slagen zonder afspraken te maken tussen de verschillende partijen. Procedures worden met goede bedoelingen opgesteld, zoals deadlines voor de aanlevering van roostergegevens ter bescherming van de medewerkers.

Procedures ⇒ teleurstellingen

Procedures creëren de verwachting dat de afspraken worden nagekomen. Verwachtingspatronen zorgen vroeger of later voor teleurstellingen. Zodoende vergroot iedere nieuwe regel de kans op meer irritaties in plaats van deze te voorkomen. Oftewel, naarmate meer stoplichten worden opgesteld neemt de waarschijnlijkheid toe dat iemand door rood rijdt.

Dikke bundels van procedures creëren hooggespannen verwachtingen. Bovendien bieden ze geen ruimte meer voor onderhandelingen: in plaats van met elkaar te overleggen wordt steeds meer verwezen naar de alsmaar groeiende procesbeschrijvingen.

Procesomschrijvingen zijn adequate communicatiemiddelen om duidelijkheid te scheppen en het organisatieproces optimaal te laten draaien. Een overdaad aan procedures werkt juist averechts en maakt het proces onoverzichtelijk. Maak niet van folders een encyclopedie.

Het opstellen van roosters naar ieders wens is al ingewikkeld genoeg, dus houd het simpel. Bespaar tijd en stel de planning daar waar nodig samen bij. Wees niet verlegen, maar durf oplossingsgericht te handelen.

Mijlpalen zijn een handig gereedschap maar geen doel op zich.

Hoe kunnen we het simpel houden?

Wij pleiten voor oplossingsgerichte dialogen: samenwerking vereist gezamenlijke inspanningen van meerdere kanten, alleen actieve communicatie levert hierbij een constructieve bijdrage. Heb je minder stoplichten dan krijg je vanzelf meer overleg - en minder ongelukken.

Een essay van Ka Yee Li & Stephan Schmidt
Rotterdam, augustus 2016